Windykacja w praktyce-kilka wskazówek

Prowadząc swoją firmę codziennie narażeni jesteśmy na liczne niedogodności czy też problemy z tym związane. Jednym z nich jest kwestia nieterminowego regulowania należności przez naszych kontrahentów. Czasy są jakie są. Chcąc coś sprzedać nie dość, że musimy się nieźle namęczyć aby znaleźć klienta to zdarza się, że później ten sam klient nie zapłaci nam za sprzedany towar bądź wykonaną usługę. Co zatem zrobić aby ustrzec się przed przeterminowanymi zobowiązaniami.
Sam proces windykacji składa się z kilku etapów. Pierwszy ? to prewencja. Gdyby się do niego stosować najprawdopodobniej kolejne mogłyby nie mieć miejsca. Dlaczego? Jej celem jest zapobieżenie ponownemu popełnieniu czynu przez sprawcę. Groźnie brzmi ale nie chodzi o dokładną analogię. Zakładając, że współpracujemy z wieloma klientami możemy dokonać pewnego odniesienia do tej reguły. Działając prewencyjnie staramy się wyeliminować potencjalne ryzyko nie otrzymania zapłaty. Jak to najprościej robić? W dobie nowinek technologicznych jest to naprawdę proste. Wystawiliśmy fakturę, nadchodzi termin zapłaty ? wyślijmy informację do naszego dłużnika, że nadchodzi termin wpłaty i oczekujemy wpływu na nasze konto zgodnie do terminu wystawionej faktury. Możemy to zrobić w formie sms-a, e-maila lub zwykłego telefonu. Z jednej strony dłużnik otrzymuje jasną informację, że ma w danym dniu określoną płatność i powinien zapewnić sobie środki finansowe na jej pokrycie, z drugiej z kolei świadomość, że wierzyciel czuwa? Fachowo nazywa się to monitoring płatności.
Co w sytuacji kiedy dłużnik nie zapłacił w wyznaczonym na fakturze terminie. Tak naprawdę jeszcze nic złego się nie dzieje. To w chwili obecnej powiedzmy, że jest normalne. Cierpliwszy wierzyciel odczeka jeszcze kilka dni, mniej cierpliwy zacznie działać od razu. Same działania czy w jednym czy w drugim przypadku są de facto takie same. Wykonajmy grzeczny, aczkolwiek stanowczy telefon do dłużnika i przedstawmy problem ale z naszego punktu widzenia. Nie wdawajmy się za bardzo w polemikę i wysłuchiwanie co wpłynęło na fakt, że dłużnik nie mógł dokonać zapłaty. Przedstawmy mu nasze położenie wywierając na nim niejako winę za powstałą sytuację. Przykład: powiedzmy, że płatność za tę właśnie fakturę była przeznaczona na spłatę kredytu, pożyczki, raty leasingowej a w powstałej sytuacji macie spory problem jako klient banku, który np. kredytu udzielił. Wyznaczcie dodatkowy termin do zapłaty określając, że jeżeli wasza należność nie wpłynie, doliczycie odsetki od przeterminowanej płatności. Można również wyłącznie wyznaczyć dłużnikowi dodatkowy termin i określić, że po jego upływie i braku wpłaty sprawę przekazujecie do windykacji.
W dalszym ciągu cisza?
Minął termin wpłaty ustalony telefonicznie. Musimy przejść do konkretów. W końcu chodzi o nasze pieniądze. Sporządźmy profesjonalne pismo/monit tak aby wpłynął na dłużnika, dał mu do myślenia. W zaistniałej sytuacji nie należy iść na łatwiznę. Standardowych wezwań do zapłaty dłużnik otrzymuje z pewnością sporo. My zróbmy to inaczej, dosadniej, tak aby bardziej bolało. Każda współpraca opiera się na pewnych warunkach, które powinny być określone najlepiej w formie pisemnej w umowie. Oprócz standardowych zapisów winno wpisać się określone przywileje, np. rabaty za płatność gotówką, przysługujące promocje, udziały w programach lojalnościowych, itp. Wasze wezwanie ma zawierać oprócz standardowych treści również jasne przesłanie do dłużnika, że jeżeli nie zapłaci, wasze warunki współpracy zmienią się na jego niekorzyść. Tutaj wymieniacie np. obcięcie rabatów do cen, brak możliwości zakupu na termin płatności, brak możliwości udziału w programie lojalnościowym, itp. Dłużnik dokona wówczas analizy co straci w momencie kiedy nie zapłaci. W standardowym wezwaniu jedyną sankcją jest informacja o wszczęciu postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi a w rzeczywistości często i tak sprawa tam nie trafia. Z doświadczenia widać, że taka forma wezwań, monitów przynosi dużą skuteczność.
Składamy wizytę dłużnikowi
Pisma nie działają, można a nawet trzeba złożyć dłużnikowi wizytę. Nie anonsujmy się. Pewnie gdybyśmy to uczynili dłużnik coś by wymyślał aby do spotkania nie doszło. Podczas takiego niezapowiedzianego ?nalotu? sporo możemy się dowiedzieć. Czego? Jak wygląda siedziba dłużnika, jakie może posiadać pojazdy, maszyny, jaki jest wystrój biur, sklepu, hali, ilość sprzętu komputerowego, rtv-agd, itp. Z kolei podczas rozmowy z dłużnikiem możemy wywnioskować jak podchodzi do sprawy i czy rzeczywiście jest tak jak mówi a więc, że nie może na daną chwilę dokonać zapłaty. Z wizyty takiej koniecznie sporządzić należy notatkę wpisując przede wszystkim to co zaobserwowaliśmy i co może ewentualnie być zajęte w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego, czyli: markę pojazdu, nr rejestracyjny, ilość komputerów lub innego sprzętu, itd. Podczas spotkania należy sporządzić pisemne zobowiązanie do spłaty wraz z tzw. ?uznaniem długu?, które posłuży nam do ewentualnie sprawnego przeprowadzenia postepowania sądowego. Przydatne może być również przysłowiowe ?strzelenie kilku fotek? ruchomości czy nieruchomości dłużnika w jego obecności, co skutkuje czasem szybszym uregulowaniem należności. Co prawda może się trochę irytować ale szybkie wyjaśnienie, że to dla przyspieszenia ewentualnych działań komornika powinno go ostudzić. Większość sprawnie przeprowadzonych wizyt jest szansą na przedsądowe odzyskanie naszych pieniędzy.
Idziemy do sądu.
Jeżeli nasze próby polubownego odzyskania należności nie odniosły rezultatu, chyba czas na sankcje o randze panstwowej. Sprawę w sądzie możemy przekazać do wyspecjalizowanego prawnika bądź firmy windykacyjnej ale możemy również sporządzić pozew sami. W sieci znajdziemy odpowiednie formularze bądź wzory gotowych pozwów. Zanim jednak zdecydujemy, że będziemy to robić bez pomocy fachowca, warto trochę poczytać w tym temacie. Artykułów jak i opinii na forach jest mnóstwo więc w typowej sprawie o zapłatę powinniśmy sobie poradzić. Kiedy mamy już prawomocny nakaz zapłaty wybieramy komornika, który ma za zadanie egzekwować od dłużnika nasze pieniądze. Tutaj przydadzą się informacje jakie udało nam się zebrać wcześniej a więc samochody, maszyny, sprzęt, który możemy żądać aby komornik zajął i ewentualnie po licytacji zaspokoił nasze roszczenie.
Niestety zdarza się, że komornik nie wyegzekwuje naszych pieniędzy. Co wtedy? Mamy jeszcze kilka wyjść ale z pewnością najmniej dla nas zadawalających. Po umorzeniu wierzyciel może odczekać jakiś czas i ponownie wszcząć egzekucję p-ko dłużnikowi. Czas jaki na to mamy to za każdym razem okres 10 lat po uzyskaniu postanowienia od komornika o umorzeniu postępowania. Innym wyjściem jest sprzedaż długu wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej, która trudni się obrotem wierzytelnościami, bądź wystawienie naszego długu na giełdach wierzytelności. Cena jaką uzyskamy z pewnością będzie dużo niższa a niżeli nasz dług, ale problem zadłużenia znika.
Jak widać kilka możliwości mamy. Czy skutecznych? Tego nigdy nie wiemy dopóki nie zaczniemy windykacji. Na każdą niespłaconą wierzytelność składa się wiele czynników, każdy dłużnik jest inną osobą, a więc i skuteczność windykacji trudno jednoznacznie ocenić.